Dwa puste miesiące na stanowisko rocznie i rabat za roczną umowę schodzi do zera

Zespół schudł z dwunastu osób do ośmiu w kwietniu, a grudniowa faktura nadal obejmuje dwanaście licencji. Nic się nie popsuło: tak właśnie działa rabat wzięty rok wcześniej w zamian za zobowiązanie na dwanaście miesięcy.

Rabat za umowę roczną wygląda w cennikach narzędzi biurowych podejrzanie podobnie u różnych dostawców i prawie zawsze wynosi tyle samo. Pytanie brzmi nie „czy jest realny”, tylko „ile pustych stanowisk się w nim zmieści, zanim przestanie być rabatem”. Odpowiedź da się policzyć z samego cennika i wychodzi zaskakująco okrągła.

Ile miesięcy elastycznego abonamentu kupujesz za rok z rabatem?

Google podaje obie ceny obok siebie. W oficjalnym porównaniu abonamentu elastycznego i rocznego Business Starter kosztuje 37,80 zł za użytkownika miesięcznie w planie elastycznym i 31,50 zł przy umowie rocznej, Business Standard odpowiednio 75,60 zł i 63 zł, a Business Plus 118,80 zł i 99 zł.

Microsoft stosuje ten sam współczynnik. Na stronie cennika Microsoft 365 dla firm Business Basic to 7,00 USD za użytkownika miesięcznie przy rozliczeniu rocznym i 8,40 USD w abonamencie miesięcznym, Business Standard 14,00 i 16,80 USD, Business Premium 22,00 i 26,40 USD.

W każdej z tych sześciu par cena elastyczna to dokładnie 1,2 ceny z umową roczną. To nie przypadek, tylko standardowa konstrukcja cennika: 20 procent dopłaty za prawo do rezygnacji w dowolnym momencie. Z tego wynika prosta równoważność, którą warto mieć w głowie przy podpisie.

Rok z rabatem kosztuje tyle, co dziesięć miesięcy bez rabatu. Próg opłacalności wygląda więc tak: jeśli przeciętne stanowisko w Twoim zespole stoi opłacone i puste dłużej niż dwa miesiące w roku, umowa roczna przestaje być tańsza. Poniżej dwóch miesięcy rabat się broni, i to z zapasem.

Co się dzieje z licencją, gdy ktoś odchodzi w połowie okresu?

Tu kończy się wspólna reguła, a zaczynają różnice, które decydują o rachunku. Pięć popularnych narzędzi rozwiązuje tę sytuację na pięć różnych sposobów.

Google zapisuje to wprost: zmniejszenie liczby licencji jest możliwe „tylko podczas odnawiania umowy (do tego czasu wymagane jest płacenie za wszystkie zakupione licencje)”, a wcześniejsze anulowanie oznacza, że „wymagane jest opłacenie pełnego zobowiązania (nawet w przypadku wcześniejszego anulowania)”. Oba cytaty pochodzą z tej samej tabeli porównawczej co ceny powyżej.

Microsoft daje wąskie okno. Według dokumentacji anulowania subskrypcji firmowej zwrot lub proporcjonalny kredyt przysługuje tylko przy rezygnacji w ciągu siedmiu dni od rozpoczęcia albo odnowienia subskrypcji, a kwota wraca w ciągu jednego do dwóch dni. Po tym terminie zostaje wyłączenie rozliczeń cyklicznych, które nie zwraca pieniędzy, a jedynie blokuje kolejne odnowienie. Ta sama strona podaje, że przy zakupie przez partnera okno również wynosi siedem dni, a w Chile dziesięć.

Slack poszedł w drugą stronę. Zasady uczciwego rozliczenia mówią, że po dezaktywacji osoby kredyt za niewykorzystaną część okresu trafia na konto następnego dnia, a liczy się go, dzieląc koszt na osobę przez liczbę dni w miesiącu i mnożąc przez dni pozostałe. Przykład z dokumentacji: przy stawce 8,75 USD i dezaktywacji po 15 dniach z 30 kredyt wynosi 4,38 USD. Ta sama zasada obejmuje osoby, które nie korzystały ze Slacka dłużej niż 28 dni.

Atlassian liczy inaczej niż wszyscy. W opisie rozliczenia według maksymalnej liczby użytkowników rachunek opiera się na najwyższej liczbie użytkowników w okresie rozliczeniowym, a po usunięciu osoby „nie ma żadnych odliczeń, zwrotów ani kredytów”. Zwolnione miejsce można za to przypisać komuś innemu bez dopłaty do końca okresu, co przy rotacji w zespole bywa więcej warte niż kredyt.

Notion zamyka listę najprostszą regułą: zgodnie z dokumentacją rozliczeń usunięcie osoby obniża rachunek dopiero przy kolejnym odnowieniu rocznym, bez proporcjonalnego rozliczenia w trakcie okresu.

Czy dopisanie osoby w trakcie roku jest liczone proporcjonalnie?

Niemal wszędzie tak, i to jest druga połowa mechanizmu. Google pozwala dokupić licencje „w dowolnym momencie z dodatkową opłatą miesięczną”. Notion przy planie rocznym wystawia fakturę proporcjonalną za pozostałą część okresu, liczoną do najbliższej daty odnowienia. Slack nalicza proporcjonalny koszt za dni pozostałe do końca okresu; w dokumentacji ten sam przykład na stawce 8,75 USD przy dopisaniu osoby po 10 dniach z 30 daje 5,83 USD. Atlassian dopisuje proporcjonalny koszt do następnej faktury.

Asymetria jest więc kompletna i działa w jedną stronę: wzrost zespołu rozliczany jest co do dnia, kurczenie się zespołu nie jest rozliczane wcale. Umowa roczna nie karze za rozwój. Karze wyłącznie za zmniejszenie stanu, i to tym mocniej, im wcześniej w okresie ono nastąpi.

Kiedy plan elastyczny naprawdę wychodzi taniej? Jedna nierówność

Z równoważności „rok z rabatem to dziesięć miesięcy bez rabatu” da się wyprowadzić warunek, który sprawdzisz w pamięci. Oznaczmy: N to liczba stanowisk na starcie, k to liczba stanowisk, które znikną i nie zostaną obsadzone, m to numer miesiąca, w którym znikają. Plan elastyczny wychodzi taniej, gdy:

k × (12 − m) > 2 × N

Po lewej stronie masz liczbę pustych stanowiskomiesięcy, które kupisz na umowie rocznej. Po prawej stronie zapas, jaki daje rabat, czyli dwa miesiące na każde stanowisko. Dwa przykłady na cenniku Business Standard (63 zł z umową roczną, 75,60 zł elastycznie), zespół dwunastoosobowy, czyli rok na umowie rocznej kosztuje 12 × 12 × 63 zł = 9072 zł.

• Cztery osoby odchodzą po czwartym miesiącu i nikt nie wchodzi na ich miejsce. Lewa strona: 4 × 8 = 32, prawa: 24. Nierówność spełniona. Plan elastyczny: 4 miesiące × 12 stanowisk × 75,60 zł plus 8 miesięcy × 8 stanowisk × 75,60 zł = 3628,80 + 4838,40 = 8467,20 zł. Umowa roczna kosztuje o 604,80 zł więcej.
• Dwie osoby odchodzą po szóstym miesiącu. Lewa strona: 2 × 6 = 12, prawa: 24. Nierówność niespełniona. Plan elastyczny: 6 × 12 × 75,60 plus 6 × 10 × 75,60 = 5443,20 + 4536,00 = 9979,20 zł, czyli o 907,20 zł drożej niż umowa roczna.

Rozdzielczość tej reguły jest zgrubna z premedytacją: różnica rzędu kilkuset złotych rocznie nie uzasadnia dnia pracy nad arkuszem, a własne godziny uciekają z planu szybciej, niż się zakłada. Istotne jest to, że próg leży wysoko. Normalna rotacja, przy której zwolnione stanowisko obsadza nowa osoba w ciągu kilku tygodni, nie zbliża się do niego. Przekracza go dopiero trwałe zmniejszenie zespołu albo kupno licencji na zapas.

Czym kredyt na koncie różni się od zwrotu pieniędzy?

Tabela wyżej pokazuje trzy różne rzeczy pod jednym hasłem „coś odzyskasz”, a różnica między nimi jest twarda. Zwrot to przelew: Microsoft w swoim siedmiodniowym oknie zwraca kwotę albo zalicza ją na poczet faktury. Kredyt to zapis na koncie u dostawcy. Zgodnie z zasadami Slacka kredyty „nie mają wartości walutowej ani wymiennej”, nie można ich przenieść ani odzyskać gotówką, a wygasają z końcem płatnego planu. Trzecia możliwość, czyli brak jakiegokolwiek rozliczenia, obowiązuje u Google, w Notion i w modelu Atlassiana.

Praktyczna konsekwencja: kredyt jest wart tyle, ile Twoja decyzja o pozostaniu u tego dostawcy. Jeśli dezaktywujesz osobę, bo zespół się kurczy, a za kwartał planujesz odejść z narzędzia, kredyt nie jest odzyskanymi pieniędzmi, tylko rabatem na zakupy, których nie zrobisz.

Jednoosobowa działalność: ten sam cennik, inna decyzja

Przy N = 1 rotacji nie ma, więc nierówność redukuje się do pytania o jedno stanowisko: umowa roczna przegrywa tylko wtedy, gdy porzucisz narzędzie, mając przed sobą więcej niż dwa miesiące opłaconego okresu. Dla jednej osoby ryzykiem nie jest odejście pracownika, tylko porzucenie programu po trzech tygodniach używania.

Dlatego przy pierwszym zestawie narzędzi sensowniejsze bywa przepłacenie 20 procent przez kwartał na planie elastycznym i podjęcie decyzji po danych o własnym użyciu, niż zamrożenie roku dla rabatu. Ten rachunek wygląda zupełnie inaczej u kogoś, kto dopiero układa stawki i koszty stałe — tym, kto zaczyna freelancing z AI, przyda się najpierw program ULTRA dla osób wchodzących we freelancing i AI, a dopiero potem roczne zobowiązania wobec dostawców.

Co sprawdzić w cenniku, zanim klikniesz roczną umowę

Kolejność pytań, która zajmuje kilka minut i rozstrzyga większość przypadków:

• Czy rabat wymaga płatności z góry za cały rok, czy miesięcznych rat przy zobowiązaniu rocznym? To dwie różne rzeczy i różnie wygląda przy nich zwrot.
• Ile dni masz na odstąpienie i od czego liczony jest ten termin: od zamówienia, czy także od każdego odnowienia?
• Czy zmniejszenie liczby stanowisk przed odnowieniem jest w ogóle możliwe?
• Czy zwolnione stanowisko możesz przypisać nowej osobie bez dopłaty do końca okresu?
• Co dostajesz za odejście osoby: zwrot, kredyt, czy nic?
• Czy odnowienie jest automatyczne i na jaką liczbę stanowisk — bieżącą czy zakupioną?
• Czy cena z rabatem obowiązuje również po odnowieniu?

Trzy zastrzeżenia do liczb powyżej. Ceny podane są z cenników dostępnych w dniu pisania, zmieniają się i różnią między krajami oraz walutami, więc sprawdź kwoty na własnym koncie. Stawki Google podano w złotych i w kwotach netto, amerykańskie ceny Microsoftu służą tu wyłącznie do pokazania tego samego współczynnika 1,2, a nie do przeliczania na złote. Umowy zawierane przez resellera albo w ramach kontraktu negocjowanego mają własne zapisy o zmniejszaniu liczby stanowisk i to one są wiążące, nie publiczny cennik; dokumentacja Atlassiana opisuje mechanizm maksymalnej liczby użytkowników dla subskrypcji miesięcznych i nie rozstrzyga reguł dla planów rocznych, więc ten jeden wiersz tabeli potwierdź u dostawcy.

Decyzja do podjęcia przed najbliższym odnowieniem: policz, na ile stanowisk odnowi się umowa i ile z nich ma dziś przypisaną osobę. Jeśli różnica przekracza jedną szóstą zespołu, rabat już Ci nie przysługuje — płacisz pełną stawkę za puste miejsca i jeszcze zobowiązujesz się na kolejny rok. Moment na zmianę liczby stanowisk jest wtedy jeden i trwa kilka dni przed datą odnowienia.