Skan umowy ma 7 MB, darmowy Notion przyjmuje 5 MB. Notatki w chmurze czy pliki na dysku

Wrzucasz do notatki skan podpisanej umowy. Plik waży 7 MB i darmowy Notion go nie przyjmie: na tym planie załączniki, obrazy i wideo mogą mieć maksymalnie 5 MB każdy. Skan zostaje na dysku, w notatce ląduje zdanie „umowa w katalogu klienta”, a po trzech miesiącach nikt nie wie, w którym.

W Obsidianie ten problem nie istnieje, bo nie ma czego wrzucać do chmury – notatki są trzymane lokalnie na Twoim urządzeniu, jako pliki tekstowe w formacie Markdown, a załącznik jest zwykłym plikiem w katalogu obok nich. Za to nie ma w nim współdzielonej bazy, komentarzy pod akapitem ani jednoczesnej pracy dwóch osób na tej samej stronie.

To nie jest porównanie tańszego z droższym. To wybór między notatkami, które leżą u dostawcy i dają pracę zespołową, a notatkami, które leżą na Twoim dysku i nie dają jej wcale. Cena jest skutkiem tego wyboru, nie jego powodem – a przy jednym konkretnym wymogu jedna z tych dróg przestaje być w ogóle kupowalna w rozsądnej cenie.

Co dokładnie kończy się na darmowym planie?

Darmowy Notion jest hojny w rzeczach, które widać od razu, i oszczędny w tych, które bolą po miesiącu. Poza limitem 5 MB na załącznik dostajesz historię strony z siedmiu dni oraz limit dziesięciu gości zewnętrznych. Siedem dni historii to dokładnie tyle, że pomyłkę z poniedziałku odkręcisz w piątek, a tej z poprzedniego miesiąca już nie.

Limit dziesięciu gości też ma konkretne znaczenie. Gość to osoba z zewnątrz dopuszczona do wybranych stron, więc przy pracy projektowej z klientami ta pula kończy się szybciej, niż wygląda: jeden klient to często dwie albo trzy osoby po jego stronie. Gdy się skończy, albo przenosisz współpracę do maila, albo kupujesz plan.

Obsidian nie ma planu darmowego w tym sensie, bo sam program jest bezpłatny do użytku osobistego i nie ma w nim funkcji odciętych limitem konta. Płatne są dwie usługi dodatkowe: Obsidian Sync za 4 USD za użytkownika miesięcznie przy płatności rocznej, czyli 5 USD przy miesięcznej, oraz Obsidian Publish za 8 USD za witrynę miesięcznie przy płatności rocznej, czyli 10 USD przy miesięcznej. Bez Synca notatki nadal działają – tylko na jednym urządzeniu albo na Twoim własnym rozwiązaniu do synchronizacji katalogu.

Gdzie fizycznie leżą moje notatki?

Tu obie drogi rozchodzą się najmocniej i tu najczęściej przewraca się zestawienie oparte na samej cenie.

Notatki w Notionie leżą u dostawcy, domyślnie w Stanach Zjednoczonych. Rezydencja danych w Unii Europejskiej istnieje, ale jest dostępna dla klientów planu Enterprise, a przeniesienie istniejącej przestrzeni do regionu europejskiego odbywa się przy udziale opiekuna handlowego. Bez tego przestrzeń pozostaje hostowana w Stanach Zjednoczonych. Region europejski to centrum we Frankfurcie z Irlandią jako regionem zapasowym, a poza zakresem funkcji zostają między innymi Notion Calendar i Notion Mail oraz dane rozliczeniowe i analityczne. Enterprise nie ma ceny w cenniku – ustala się ją z handlowcem.

W Obsidianie pytanie o region danych nie ma adresata, bo nie ma dostawcy, który te notatki przechowuje: pliki leżą tam, gdzie Twój katalog. To nie znaczy, że problem znika – przenosi się na Ciebie. Jeśli ten katalog trzymasz w cudzej chmurze, to jej regulamin i lokalizacja serwerów są odpowiedzią na pytanie o dane, a nie strona Obsidiana. Jeśli dopłacasz za Obsidian Sync, pytanie o lokalizację tej usługi zadaj jej wsparciu i poproś o odpowiedź na piśmie, bo w cenniku jej nie ma. Samo ustalanie regionu przetwarzania z dokumentacji dostawcy jest osobną umiejętnością i da się je przeprowadzić metodycznie – kolejność pytań do dokumentacji jest ta sama niezależnie od tego, czy chodzi o notatnik, czy o asystenta.

Wniosek praktyczny jest niesymetryczny. Gdy masz pisemny wymóg przetwarzania danych w UE, w Notionie wchodzisz na najwyższy plan z ceną negocjowaną, a w Obsidianie zostajesz z obowiązkiem, który sam musisz spełnić i udokumentować. Żadna z tych dróg nie jest darmowa – w jednej płacisz pieniędzmi, w drugiej własną procedurą.

Ile to kosztuje dla jednej osoby i dla pięciu?

Płatne plany Notiona to Plus za 10 USD i Business za 20 USD za członka miesięcznie, przy czym strona zapowiada oszczędność do 20 procent przy płatności rocznej, nie podając osobnych stawek rocznych. Enterprise jest bez ceny publicznej. Rachunek dla zespołu rośnie więc liniowo z liczbą osób i to jest cała arytmetyka.

Za co dopłacasz, przechodząc na plan płatny w Notionie: dłuższą historię strony, czyli trzydzieści dni w planie Plus i dziewięćdziesiąt w Business, wyższy limit załącznika i więcej gości. Jeżeli Twoim jedynym problemem jest siedmiodniowa historia, to jest dokładnie ta pozycja, za którą płacisz 10 USD miesięcznie za osobę – i wtedy warto sprawdzić, czy zwykła kopia zapasowa nie rozwiązuje tego taniej.

Jednej liczby w tej tabeli nie ma i nie da się jej podać ogólnie: kwoty w złotówkach. Oba cenniki prowadzą w dolarach, a to, co zobaczysz na wyciągu, zależy od kursu i prowizji przewalutowania Twojej karty lub banku – sprawdź to na pierwszej płatności, zamiast szacować. Jeśli dopiero układasz warsztat pracy na własny rachunek i zastanawiasz się, za które narzędzia w ogóle warto płacić na starcie, osobnym tematem jest sama kolejność tych wydatków; temu służy program dla osób zaczynających pracę na własny rachunek, bo to decyzja o budżecie, nie o funkcjach.

Co dopłacasz za funkcje AI i wtyczki?

Rachunek za notatnik rzadko kończy się na abonamencie, bo funkcje językowe są rozliczane osobno i inaczej w obu rozwiązaniach.

W Notionie plany Free i Plus dają ograniczone wersje próbne funkcji AI, a pełny zestaw z agentem, notatkami ze spotkań i wyszukiwaniem po firmie jest przypisany do planu Business. Osobno rozliczane są agenty własne: najpierw do przetestowania bez opłaty, potem 10 USD za tysiąc kredytów miesięcznie. Kredyty to pozycja, która nie rośnie liniowo z liczbą osób, tylko z intensywnością użycia, więc jej nie oszacujesz z góry – zmierz ją na pierwszym miesiącu. Dla organizacji, które rozliczają się z tego, co dzieje się z danymi w modelu, istotne jest, że zerowa retencja u dostawców modeli jest przypisana do przestrzeni w planie Enterprise.

Obsidian nie ma wbudowanych funkcji językowych w cenie, a to, co w nim robi podobną pracę, pochodzi z wtyczek społecznościowych. To jest realna zaleta i realne ryzyko w jednym: wtyczka jest cudzym kodem z dostępem do katalogu z Twoimi notatkami, więc w firmie jest to decyzja o dopuszczeniu oprogramowania, nie o kliknięciu w katalogu dodatków. Jeśli notatki mają zostać na Twoim sprzęcie również w części językowej, to jest ta sama kalkulacja co przy modelu uruchamianym lokalnie: koszt przenosi się z abonamentu na sprzęt i na Twój czas.

Czy muszę kupić licencję komercyjną do pracy w firmie?

To miejsce, w którym wiele poradników podaje nieprawdę, więc warto je rozstrzygnąć wprost. Obsidian ma licencję komercyjną w cenie 50 USD za użytkownika rocznie, ale producent odpowiada w swoim zestawieniu pytań jednoznacznie: nie masz obowiązku płacić za licencję komercyjną. Jest ona opisana jako sposób wsparcia niezależnego zespołu przy użyciu służbowym w organizacji, a nie jako warunek legalnego korzystania ani odblokowanie funkcji.

Praktyczna konsekwencja: jeśli trafisz na zestawienie, które dolicza 50 USD rocznie za osobę do obowiązkowego kosztu Obsidiana w firmie, to zestawienie zawyża rachunek. Sprawdź to na stronie producenta w dniu zakupu, bo warunki licencji bywają aktualizowane, a drugie źródło w tej sprawie jest słabsze niż pierwsze. Przy decyzji o wydatku firmowym ta różnica wynosi 250 USD rocznie na pięcioosobowym zespole i zmienia wynik porównania.

Czego nie zrobisz w notatkach trzymanych na dysku?

Uczciwe porównanie musi pokazać, co tracisz, wybierając pliki lokalne, bo to nie jest wybór bez kosztu.

• Dwie osoby nie będą pisać w tej samej notatce w tym samym czasie. Przy plikach na dysku to kończy się konfliktem wersji, nie wspólnym akapitem.
• Nie ma komentarzy przypisanych do fragmentu tekstu ani przypisań zadań, czyli warstwy, na której w Notionie opiera się praca zespołu.
• Nie ma wbudowanej historii wersji. Odzyskanie treści z zeszłego miesiąca zależy wyłącznie od Twojej kopii zapasowej, a jeśli jej nie masz, nie ma czego odzyskiwać.
• Udostępnienie notatki osobie z zewnątrz wymaga usługi Publish albo wysłania pliku. Nie ma linku z uprawnieniami do podglądu.
• Wdrożenie nowej osoby jest dłuższe. Program z plikami i wtyczkami wymaga konfiguracji, a nie zaproszenia mailem.

Odwrotna strona tej listy jest równie konkretna. Notatki w otwartym formacie tekstowym otwierają się w dowolnym edytorze, działają bez internetu i nie przestają działać, gdy skończysz płacić. Producent pisze o tym wprost, powołując się na otwarte formaty plików i brak uzależnienia od jednego dostawcy.

Jak sprawdzić to u siebie i co ostatecznie wybrać?

Zanim wykupisz rok z góry, przejdź tę kolejność na własnych materiałach. Każdy krok rozstrzyga jedną rzecz, której nie rozstrzygnie żadne zestawienie z zewnątrz.

• Weź swój największy typowy załącznik i spróbuj go wrzucić do notatki na darmowym planie. Zobaczysz limit w działaniu, nie w opisie.
• Zapisz dziś notatkę, zmień ją za tydzień i spróbuj odtworzyć pierwszą wersję. To test historii wersji, a nie deklaracji o niej.
• Włącz tryb samolotowy i otwórz trzy notatki, których potrzebujesz najczęściej. Jeśli się nie otwierają, wiesz, ile wart jest tryb offline w Twoim układzie pracy.
• Poproś jedną osobę z zespołu o edycję tej samej strony w tym samym czasie. Zobaczysz, czy w ogóle potrzebujesz pracy jednoczesnej, czy tylko wspólnego dostępu.
• Jeśli masz wymóg o lokalizacji danych, poproś dostawcę o wskazanie regionu przetwarzania i o umowę powierzenia na piśmie. Odpowiedź z czatu nie jest załącznikiem do umowy.
• Policz koszt dla docelowej, nie obecnej liczby osób. Oba rozwiązania rozliczają się za użytkownika, więc rachunek rośnie razem z zespołem.

Decyzja rozstrzyga się na jednym pytaniu: czy ludzie mają pracować w tych samych dokumentach, czy każdy w swoich. Jeśli w tych samych, bierz Notiona i policz Plus za 10 USD za osobę, bo pracy jednoczesnej, komentarzy i uprawnień nie da się odtworzyć plikami na dysku żadnym nakładem. Jeśli każdy pracuje u siebie i chodzi o to, żeby notatki były szybkie, dostępne offline i niezależne od abonamentu, bierz Obsidiana, dołóż 4 USD za Sync i zbuduj sobie kopię zapasową, bo jej nie dostaniesz w cenie.

Jeśli natomiast masz pisemny wymóg przetwarzania danych w UE, nie wybieraj z tej dwójki na podstawie cennika. W Notionie ta funkcja jest przypisana do planu Enterprise z ceną ustalaną indywidualnie, a w Obsidianie obowiązek zostaje po Twojej stronie i trzeba go udokumentować. To rozmowa z działem handlowym albo z własnym administratorem, a nie zakup z karty w pięć minut.